Marzenie o własnej kawiarni przyciąga wielu – to pomysł romantyczny, estetyczny i z pozoru prosty. Jednak zanim powstanie aromatyczne espresso podawane w stylowym wnętrzu, trzeba stawić czoła twardym realiom: liczbom, wydatkom, planowaniu i często zaskakującym kosztom. Otwarcie kawiarni to nie tylko zakup ekspresu i wynajem lokalu – to cały łańcuch decyzji inwestycyjnych, które mają bezpośredni wpływ na powodzenie lub porażkę całego przedsięwzięcia.

W tym artykule omówimy krok po kroku, ile naprawdę kosztuje otwarcie kawiarni – z podziałem na główne kategorie wydatków i z uwzględnieniem pułapek, które potrafią zaskoczyć nawet osoby z doświadczeniem w gastronomii. Dowiesz się, gdzie warto zainwestować więcej, a gdzie można szukać oszczędności – bez ryzyka pogorszenia jakości usług.

Lokal – wynajem, kaucje i przygotowanie przestrzeni

Jednym z pierwszych i największych wydatków jest lokal. Ceny wynajmu mogą się różnić diametralnie w zależności od miasta, dzielnicy, powierzchni i stanu technicznego. W dużych miastach stawki za metr kwadratowy lokalu użytkowego w atrakcyjnej lokalizacji potrafią sięgać kilkuset złotych miesięcznie. Dla lokalu o powierzchni 60–80 m² należy liczyć się z kosztem rzędu 4–8 tys. zł miesięcznie.

Do tego dochodzi kaucja, zazwyczaj w wysokości jednomiesięcznego lub dwumiesięcznego czynszu. Nie można zapominać także o remoncie i adaptacji lokalu, które mogą pochłonąć od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych – w zależności od zakresu prac. Instalacja wodno-kanalizacyjna, elektryka, wentylacja, podłogi, oświetlenie – to wszystko generuje koszty, które trudno przewidzieć bez szczegółowego projektu.

Sprzęt gastronomiczny – inwestycja, która się zwraca

Drugą największą kategorią kosztów jest sprzęt gastronomiczny. Serce każdej kawiarni to ekspres – a tu rozpiętość cen jest ogromna. Dobrej klasy ekspres kolbowy do użytku komercyjnego to wydatek od 15 do nawet 50 tys. zł. Do tego trzeba doliczyć młynki (ok. 2–5 tys. zł każdy), stację do zaparzania alternatywnego (np. Chemexy, drip, AeroPress, ekspres przelewowy), a także chłodziarki, zmywarki, lodówki, piece (jeśli kawiarnia serwuje ciepłe przekąski), miksery, czajniki, blender, witryny chłodnicze czy młynek do przypraw.

Kompletne wyposażenie zaplecza może kosztować od 40 do 100 tys. zł – w zależności od skali działalności, nowości sprzętu oraz profilu kawiarni. Warto pamiętać, że na tym etapie nie warto oszczędzać na jakości – tanie urządzenia często mają krótszą żywotność i są bardziej awaryjne.

Więcej szczegółowych informacji na temat wyboru sprzętu i planowania wyposażenia znajdziesz tu: https://przeglad-gastronomiczny.pl/jak-otworzyc-kawiarnie-krok-po-kroku-od-pomyslu-do-pierwszego-espresso/

Wystrój wnętrza – klimat, który tworzy lojalność

Choć może się wydawać, że aranżacja wnętrza to drugorzędna kwestia, w rzeczywistości ma ogromne znaczenie. Goście zostają w kawiarni nie tylko dla smaku, ale też dla atmosfery. Design, oświetlenie, kolorystyka, meble, detale – to wszystko buduje wrażenie spójności, przytulności i profesjonalizmu.

Koszty aranżacji mogą być bardzo różne. Wersja „minimum” – czyli podstawowe meble, stoliki, krzesła, bar – to wydatek rzędu 10–20 tys. zł. Wersja „premium”, z indywidualnym projektem wnętrza i wykonaniem przez stolarza na zamówienie, może pochłonąć nawet 50–80 tys. zł. Nie zapominajmy także o takich elementach jak nagłośnienie, rośliny, dekoracje, naczynia, sztućce, tablice, karty menu, identyfikacja wizualna czy oznakowanie zewnętrzne.

Koszty administracyjne i formalności

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem rejestracji, uzyskania zezwoleń i spełnienia wymogów sanitarno-technicznych. Choć większość tych działań nie generuje ogromnych kosztów, trzeba uwzględnić w budżecie m.in.:

– rejestrację firmy i uzyskanie numeru NIP/REGON,
– opłaty za koncesję na alkohol (jeśli kawiarnia będzie go serwować),
– przeglądy instalacji i odbiór Sanepidu,
– szkolenia BHP i badania pracowników,
– opłaty za wywóz odpadów, ubezpieczenie lokalu, ochronę, system POS.

W sumie formalności i przygotowanie dokumentacji to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych – zależnie od lokalnych warunków i zakresu działalności.

Zatrudnienie i pierwsze miesiące działalności

Zanim kawiarnia zacznie zarabiać na siebie, trzeba założyć budżet na koszty początkowe prowadzenia działalności – w tym pensje pracowników, składki ZUS, zakup produktów, czynsz, media, środki czystości, marketing. Najlepiej przygotować fundusz operacyjny na przynajmniej 3 miesiące działalności – bez gwarancji zysku. W zależności od skali, to może być od 20 do 50 tys. zł.

Zatrudnienie baristów, kucharzy, menedżera – lub samodzielna praca właściciela – wymaga przemyślenia struktury kosztów i obowiązków. Dobrze skonstruowany grafik, system motywacyjny i odpowiednie wdrożenie zespołu to podstawa płynnego startu.

Marketing i pierwsze wrażenie

Nawet najlepsza kawa nie sprzeda się sama. Trzeba zadbać o widoczność kawiarni jeszcze przed jej otwarciem. Kampania w mediach społecznościowych, strona internetowa, reklama lokalna, promocje otwarciowe – to wszystko wymaga budżetu. Nawet przy niskonakładowej promocji trzeba liczyć się z wydatkiem rzędu kilku tysięcy złotych na start. Pamiętajmy też o sesji zdjęciowej, materiałach graficznych i treściach promocyjnych.

Koszty ukryte – o czym łatwo zapomnieć

Podczas planowania budżetu łatwo pominąć tzw. „koszty ukryte” – czyli te wydatki, które nie są oczywiste, ale mają realny wpływ na codzienne funkcjonowanie:

– naprawy i serwis sprzętu,
– awaryjne zakupy (np. zapas filiżanek po stłuczeniu),
– podatek od nieruchomości,
– podłączenie internetu i terminali płatniczych,
– dodatkowe godziny pracy personelu,
– materiały biurowe i eksploatacyjne.

Dobrą praktyką jest założenie bufora finansowego – minimum 10–15% całego budżetu – na nieprzewidziane wydatki.

Podsumowanie – ile naprawdę trzeba mieć?

Całościowy budżet potrzebny do otwarcia kawiarni może wynosić od 100 do nawet 300 tys. zł – w zależności od lokalizacji, skali działalności, poziomu wyposażenia i ambicji właściciela. Oczywiście można próbować ograniczyć koszty, np. kupując sprzęt używany, samodzielnie aranżując wnętrze czy pracując bez zatrudniania zespołu – ale nawet wtedy nie warto liczyć na start poniżej 70–80 tys. zł.

Własna kawiarnia to poważna inwestycja – ale też potencjalnie piękny, trwały i rozwojowy biznes. Kluczem do sukcesu jest nie tylko smak kawy, ale świadomość ekonomiczna i realistyczne podejście do finansów. Dobrze przygotowany budżet to fundament, na którym można zbudować nie tylko przytulne miejsce, ale i przyszłość opartą na pasji.

Artykuł sponsorowany.